Бумажные письма практически ушли из нашей жизни и на смену им пришло электронное общение. Сегодня электронная почта уместна уже не только в дружеском общении, но и в деловом. А это значит, что стоит научиться правильно оформлять письма и знать элементарные основы этикета в электронном общении.
E-mail, как средство общения
Вероятно, каждый из вас хоть раз получал письмо, которое немного раздражало. Как правило, нас расстраивают несколько моментов в электронных письмах:
- отсутствие темы, что заставляет нас тратить время на поиски нужного письма,
- неудачное время для почты, когда сигнал будит нас среди ночи,
- неграмотный текст,
- фамильярное обращение,
- слишком яркое оформление,
- неудачное форматирование, что затрудняет чтение.
Порой такие письма хочется сразу отправить в корзину, чтобы не тратить ни время, ни нервы. И чтобы ваши письма не оказались в той же виртуальной корзине, давайте научимся правильно их писать.
Тема письма
Всегда кратко называйте свое письмо, чтобы адресат мог сразу понять, о чем идет речь. Сегодня многие почтовые сервисы предлагают услугу сортировки писем и вам будет проще делать это, сразу зная, о чем письмо.
Выбирайте время
Если вам в голову пришла гениальная идея, а на часах уже 2:00, запишите мысль в блокнот. Если же вы начнете присылать письма после полуночи, то тем самым дадите понять, что рабочий график у вас приближается к формату 24/7. А вам хочется, чтобы партнер впоследствии просил сделать работ за ночь?
Да и никому не нравятся уведомления, приходящие в полночь, когда ты как раз собрался посмотреть сладкий сон.
Форматирование: будьте сдержаннее
Все, что слишком, то нехорошо. Это должно быть вашим главным правилом в оформлении писем. Конечно, существуют определенные требования к деловой переписке. Но даже если вы пишете другу, то десять восклицательных знаков могут напрягать.
Всевозможные цветочки, бабочки и фигурные линии тоже оставьте “за бортом”. Человеку важно прочесть суть, а не увидеть ваши художественные способности.
Всем пока, я в отпуск!
Отдых – это, конечно, замечательно. Но что делать с почтой? Заранее, примерно за неделю до даты вашего отпуска предупредите всех, с кем сейчас ведете активную переписку о своем отсутствии. В теле письма сообщите дату отъезда, дату окончания отдыха и контакты тех, с кем можно связываться в ваше отсутствие.
Для тех же, кто пишет вам время от времени, установите автоответчик с сообщением примерно того же содержания. Так люди не будут думать, что вы игнорируете их письма и будут точно знать, что для вас важно общение с ними.
Фамильярности в сторону
Обращения по типу “дорогой и милый” – это, конечно, очень мило, но не всегда уместно. Поэтому, к посторонним людям обращайтесь более нейтрально, это будет более уместно. К тому же, вы можете не быть уверены в возрасте и статусе получателя, а нейтральный подход всегда будет лучше промаха.
Если у вас есть вредные привычки, узнайте, как перестать кусать ногти.